My complaint:

Ik kreeg een nota zonder betalingscondities, heb deze binnen 14 dagen betaald maar ontving desondanks een aanmaning met allerlei sancties.

Helemaal aan het einde staat :
Als u inmiddels al betaald heeft , dan kunt u deze brief als niet verzonden beschouwen.

Desired solution:

Excuses
Pas je procedures aan. Je kunt iemand niet aanmanen als je geen betalingscondities stelt.